Cómo mejorar la productividad en centros de trabajo híbrido

La supervisión y los hábitos de esta nueva modalidad


ADN CallFasst

El trabajo híbrido es un modelo en el que los empleados pueden realizar sus actividades laborales ya sea desde la oficina o desde cualquier otro lugar. Si bien esta modalidad se estaba empezando a aplicar en ciertos días en algunas empresas tradicionalmente “de oficina”, fue la distancia social impuesta por la pandemia de 2020 la que obligó a negocios que no estaban muy seguros de ponerla en marcha a hacerlo como única alternativa para mantener a su personal en operaciones.

Si bien dicha opción fue una salvación para varias empresas, el hecho de que más empleados laboren desde un lugar distinto al de su oficina también ha abierto las puertas a algunos problemas que deben resolverse para el éxito tanto de la empresa como de los empleados, uno de los principales es que la productividad del personal disminuya.

Desde el término del primer semestre que se implementó el trabajo en casa en varias empresas, la productividad que había aumentado comenzó a disminuir en nuestro país. Por otro lado, de acuerdo con otros estudios, el home office puede incluso ayudar a la productividad, pero alarga la jornada. Lo cierto es que cada empresa tiene sus propios temas de productividad con el personal en centros de trabajo híbrido.

¿De qué depende ser productivo?

La productividad del trabajo es la cantidad de bienes y servicios que produce un individuo o una empresa, dividida por el número de horas trabajadas. El ritmo de trabajo puede medirse en términos de producción por hora trabajada.

Estos son algunos de los factores que determinan la productividad de una persona: Capacidad natural, experiencia, motivación y el tipo de trabajo. En el caso del home office, no están presentes en todos los casos; a veces la productividad se ve obstaculizada por circunstancias externas, en este caso, distracciones en casa o dificultad de movilidad o medio de transporte.

A la vista de estos determinantes, los factores que pueden afectar a la productividad laboral son: el nivel de destreza, la experiencia y los niveles de educación requeridos para realizar bien la tarea; la disponibilidad o la calidad de las herramientas necesarias para hacer el trabajo; la cantidad de formación requerida antes de poder realizar bien la tarea; la complejidad y las obligaciones que conlleva la descripción del trabajo: un conjunto de tareas complejas requerirá una mayor destreza que un simple trabajo rutinario, por lo que puede ser más productivo en general.

Las formas de trabajo híbridas se enfrentan a diversos factores, veremos algunas recomendaciones que te ayudarán a mejorar en gran medida la productividad de cada uno de tus colaboradores.

  1. Comunicación

Un estudio de la UNAM reveló que 44% de los trabajadores percibió la comunicación como el factor más afectado por sus empresas durante la pandemia.

Los empleados que trabajan en trabajo híbrido necesitan mejorar sus habilidades de comunicación para tener éxito, pero no es fácil porque esta cambia con los diferentes medios. Por ejemplo, un empleado puede tener grandes habilidades de comunicación cuando utiliza la mensajería instantánea, pero puede sentirse incómodo hablando por teléfono. Pues bien, ahora los empleados deben utilizar todos los tipos de comunicación que estén a su alcance con un enfoque adicional que remplace los hábitos presenciales. Un ejemplo común es hablar más claramente por llamada porque los participantes de la conversación no pueden ver el lenguaje corporal o las expresiones faciales del otro.

Al no haber contacto presencial, es importante establecer permanentemente los canales de comunicación de manera bidireccional que permita que todos los miembros del equipo puedan escuchar y hablar.

  1. Coordinación de horarios y equipos de trabajo

Como mencionamos al inicio, la productividad es la cantidad de trabajo realizado por hora trabajada. No necesariamente cumplir con horas inamovibles. La clave del éxito de un horario de trabajo híbrido es una planificación cuidadosa y una comunicación eficaz entre todas las partes implicadas.

Tener una visión estricta de lo que debe ocurrir durante cada tipo de jornada programada pero a la vez permitir que las empresas ofrezcan oportunidades de formación y desarrollo a los empleados que decidan trabajar desde casa ayudará a mantener a todos los empleados comprometidos con la organización y a ofrecer a los trabajadores remotos la oportunidad de relacionarse con personas de dentro y fuera de su departamento.

Asimismo, el equipo debe armar una lista de prioridades y tareas con las personas asignadas para cada una y tiempos de entrega.

  1. Invertir en tecnología

El home office ha logrado reducir gastos a las empresas que lo implementaron, las cuales redujeron el gasto de recursos como agua o luz, pero a la vez han requerido una cierta inversión tanto en tecnología como en software para que sus empleados puedan tener de manera remota las mejores condiciones de trabajo, similares a las que tenían en la oficina.

Si el personal tiene problemas para conectarse o el sistema falla constantemente como la mala recepción del internet, se puede perder de una jornada laboral. Incluso puede ser que uno de los empleados en home office se escude en fallas técnicas para no estar en una reunión o entregar algo. De ahí la importancia de brindar tecnología en buenas condiciones así como asistencia técnica de manera constante para apoyar a los trabajadores de manera remota.

Adicional a esto, hay una serie de herramientas disponibles para mejorar la productividad cuando se trata de una fuerza de trabajo móvil, como las aplicaciones para compartir la pantalla o el software de gestión de proyectos. Varias de estas herramientas digitales han logrado que la retroalimentación entre colaboradores sea 34% más rápida y la comunicación mejore 20%.

  1. Mejora continua en el espacio de trabajo híbrido

Las empresas deberían aplicar los principios de mejora continua en sus lugares de trabajo, evaluando constantemente y proporcionando soluciones a medida con el fin de acomodar las necesidades específicas dentro de los equipos. Un enfoque de mejora continua garantiza que las necesidades de los empleados, los grupos de trabajo y las empresas se satisfagan ahora y en el futuro.

Una forma de mejorar continuamente es fomentar equipos de trabajo autodirigidos que puedan gestionar sus propios horarios y niveles de producción. Esto permite a los trabajadores tomar el control de los aspectos de su trabajo que les resultan más satisfactorios, al tiempo que permite a los directivos centrarse en las áreas que requieren una formación más específica.

La Guía para planear la transición a un modelo híbrido de trabajo de ManpowerGroup estableció que para 2022 más de la mitad de las empresas esperan que 40% de sus empleados trabajen bajo un modelo híbrido. Entre estas posiciones destacan los contact centers, mercadotecnia digital, recursos humanos, finanzas, contabilidad y desarrollo de software. Todos ellos requieren un tipo de enfoque diferente al de los trabajadores de oficina clásicos que les permita ser productivos sin llegar al cansancio y el estrés tecnológico.

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